Archives du tag : Design de processus

Plein potentiel et gaspillage d’énergie

22 janvier 2010

Les médias font grand état aujourd’hui de l’événement Rencontre économique 2010 présidé par Jean Charest. Je n’ai pas de temps pour discuter en profondeur de l’événement, mais je souhaite partager quelques éléments avant de terminer la semaine.

D’abord, une citation tirée de l’éditorial de Pierre-Paul Noreau paru dans Le Soleil de ce matin.

Sans remettre le moindrement en question l’application et le sérieux de la centaine de participants à la Rencontre économique 2010 tenue mercredi soir et jeudi au Centre de congrès et d’exposition de Lévis, on peut certainement déplorer que leur immense potentiel n’ait pas été davantage mis à profit. Cet exercice de réflexion présenté comme capital par le gouvernement du Québec s’est en effet conclu sur de bien maigres résultats.

[...]

Avait-on besoin de rassembler les têtes d’affiche parmi les plus importantes de la scène sociale, économique et politique de la province et les retenir dans un même lieu pendant 24 heures pour énoncer pareilles évidences? La réponse claire et brutale est non. L’exercice se résume à un déplorable gaspillage d’énergie.

Deux éléments qui me sont chers sont retenus par l’éditorialiste : le plein potentiel du groupe n’a pas été atteint et l’événement a gaspillé de l’énergie plutôt que d’en générer. Mes clients reconnaîtront ici plusieurs de mes interventions : je leur rappelle constamment l’importance d’aller chercher le plein potentiel des groupes et la nécessité de créer un événement qui générera de l’énergie plutôt que d’en consommer.

En terminant, je partage quelques-unes des questions que j’utilise dans les premières étapes de la planification d’un événement. N’hésitez pas à les utiliser!

Besoin
  • Quel est NOTRE principal besoin qui ne peut être comblé que par un tel événement?
  • Quel est le principal besoin des PARTICIPANTS qui ne peut être comblé que par un tel événement?
Utilité
  • Pourquoi voulons-nous demander à plus de XX personnes de nous consacrer une journée de leur temps?
  • Si cet événement devait atteindre son plein potentiel, qu’est-ce qu’il pourrait devenir?
  • Qu’est-ce que cet événement pourrait faire naître de nouveau?
Principes
  • Qu’est-ce que ça doit être?
  • Qu’est-ce que ça ne doit pas être?
  • Si nous étions audacieux, qu’est ce que nous ferions?
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Animation de petits groupes: réfléchir, proposer, s’engager, agir

4 décembre 2009

photo-3J’animais hier ma seconde rencontre à titre de président du comité développement durable de la Chambre de commerce de Québec. C’est pour moi une belle occasion de me servir à moi même la médecine que je prescris à mes clients! Je partage ici la technique toute simple que j’ai mise à profit pour créer de manière collaborative le plan d’action du comité pour la prochaine année. Comme les rencontres sont assez courtes (7h30 — 9h), j’ai eu à trouver un moyen d’amener le comité (une vingtaine de personnes) à atteindre rapidement un bon niveau de performance.

Voici la structure que je donne à chacune des rencontres du comité (entre 15 et 25 personnes présentes à chacune des réunions). Malgré le fait que nous ayons peu de temps et que nous soyons dans une salle de réunion traditionnelle (table ovale au centre, peu d’espace de dégagement autour), nous réussissons à obtenir des résultats très intéressants.

7h30 — 7h45: Tour de table. Il y a régulièrement de nouveaux membres (le comité est très populaire!). Chaque personne se présente brièvement et les nouveaux doivent répondre à la question «pourquoi souhaitez-vous faire partie du comité?» Quand il n’y a pas de nouveau membre autour de la table, la question de «check-in» peut être «dans quel état vous présentez-vous ici ce matin?» ou toute autre question qui amène les gens à partager quelques chose qui a plus de sens que leur nom et celui de l’entreprise qu’ils représentent. Je veux des individus entiers et non pas des représentants d’entreprises! lire la suite »

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N’écoutez pas ceux qui savent ce qui n’est pas possible!

26 mai 2009

Dans la plupart des événements que j’anime, j’accompagne les groupes dans une phase d’émergence. C’est à cette étape que l’on rend visible ce qu’il y a de commun aux gens qui sont réunis. Par exemple, dans l’événement Affaires Vision 2025, après un café de conversation (World Café) dont la question était «et vous, que voyez-vous quand vous imaginez la région en 2025?», j’ai demandé aux gens de résumer leur vision en un mot et de l’écrire sur un feuillet post-it avant de se lever pour le repas du midi. J’ai tout de suite créé une mosaïque de mots qui était projetée quand les gens sont revenus du lunch (qu’ils ont passé en compagnie du grand bâtisseur en chef, Jean Charest!). Voici le résultat:

En un mot, que voyons-vous en 2025 pour la région de Québec?

L’après-midi a été consacré à imaginer des actions qui ont le potentiel de réaliser les visions qui ont émergé de l’avant-midi. J’ai utilisé une variante du Café de conversation qui permet un prototypage rapide. Les tables étaient identifiées par des thèmes. La question du café était «Quelle action ou quel projet en lien avec le thème de votre table peut-on amorcer rapidement et qui pourrait avoir le plus d’impact sur le futur de la région en 2025?». Les trois rondes de discussion du café de conversation se déroulaient de la manière suivante:

  • Ronde 1: Chaque table établit une liste préliminaire d’actions et de projets.
  • Ronde 2: Les participants se rendent à une table identifiée par un thème différent de celui de leur table de départ. Les hôtes de tables présentent leur liste et recueillent les commentaires des nouveaux arrivants.

    • Affaires Vision 2025 - 6 mai 2009

  • Ronde 3: Les participants retournent à leur table initiale et s’entendent sur une seule action.

Les actions sont partagées au reste de la salle en plénière et notées sur un tableau. Chaque participant a 5 pastilles colorées et peut voter pour les actions qu’il juge prioritaires:

Affaires Vision 2025 - 6 mai 2009

Tout ça a permis de déterminer dix actions prioritaires (lire l’article dans Capital-Québec – été 2009 pour la liste des actions et un bon compte-rendu de l’événement). Et c’est là que j’en viens au sujet de ce billet! Le projet d’un Skytrain est revenu à plusieurs reprises dans les discussions, tout comme celui d’une cité éducative réunissant Québec et Lévis.

Au lendemain de l’événement, nombreux étaient ceux et celles (pour la plupart absents lors de l’événement) qui s’empressaient de dire que tout ça est impossible. Je leur parlais alors de l’importance d’avoir une vision à long terme audacieuse sur laquelle on peut diriger nos visions à court terme qui sont plus réalistes et ancrées dans la réalité. Sans une vision qui tient au moins un peu de l’utopie, c’est certain que l’on ne fera rien d’extraordinaire!

Mais ce sont ces mots de Paul Hawken, prononcés il y a quelques jours aux finissants de l’Université de Portland, qui ont le plus de force pour nous encourager à persister dans la réalisation de nos visions:

Hey, Class of 2009: you are going to have to figure out what it means to be a human being on earth at a time when every living system is declining, and the rate of decline is accelerating. ….. Basically, civilization needs a new operating system; you are the programmers, and we need it within a few decades. …..

There is invisible writing on the back of the diploma you will receive, and in case you didn’t bring lemon juice to decode it, I can tell you what it says: You are Brilliant, and the Earth is Hiring. ….

Forget that this task of planet-saving is not possible in the time required. Don’t be put off by people who know what is not possible. Do what needs to be done, and check to see if it was impossible only after you are done.

Il est tellement plus facile de clamer que ce n’est pas possible que de se mettre en marche et de créer le futur! J’aime bien l’idée de vérifier si c’était impossible une fois qu’on l’a fait! Je la réutiliserai, c’est certain.

Pour plus de détails au sujet de la conférence de Paul Hawken, lire ce texte de Myriam Laberge:  »You Are Brilliant and the Earth Is Hiring » – Class of 2009 Commencement Address.

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Du sang neuf pour nous inspirer

25 mai 2009

Je fais de plus en plus appel au Forum ouvert dans mes design d’événements. Un client avec qui je travaille présentement fait preuve d’audace en acceptant de ne pas contrôler qui seront les personnes présentes à un atelier de réflexion et d’action de deux jours. Les signataires d’une entente et les membres d’une table de concertation sont invités à participer à la rencontre. Voici un extrait de l’invitation qui a été lancée aux gens que l’on souhaite voir participer à l’événement:

«Nous suggérons à chaque organisation membre d’inviter une personne qui pourra contribuer à enrichir les échanges et participer activement au succès de l’événement. Que ce soit votre neveu, votre voisine ou la présidente d’une multinationale, tant que vous jugez que cette personne a quelque chose à offrir (expérience, vision, perspective, idées…), elle sera la bienvenue. N’ayez pas peur de nous surprendre!»

C’est ce qu’on appelle faire confiance aux gens que l’on invite… et aussi inviter un peu de chaos à animer les échanges qui auront lieu! Je suis convaincu que nous en sortirons tous gagnants.

Les deux principales techniques qui seront mises à profit lors de cette rencontre de deux jours sont le Forum ouvert et la démarche appréciative.

FORUM OUVERT (Open Space Technology)

Le Forum ouvert est une méthode qui permet d’organiser et d’animer des rencontres lors desquelles tous les participants sont invités à jouer un rôle. Le Forum ouvert repose sur des principes et des valeurs qui favorisent l’innovation, la résolution de problèmes, la créativité, le travail d’équipe et l’action éclairée. Lors d’un forum ouvert, les participants prennent la responsabilité de traiter des sujets qui les touchent et les passionnent afin d’identifier des enjeux critiques et d’imaginer des solutions qui auront le pouvoir de mobiliser les parties prenantes.

DÉMARCHE APPRÉCIATIVE (Appreciative Inquiry)

La démarche appréciative est une méthode de développement organisationnel basée sur plus de 20 années de recherche-action. Elle permet d’accompagner un groupe dans l’identification et la compréhension des forces vives d’une structure ou d’une organisation
et de les mettre à profit pour imaginer le futur et s’engager dans sa concrétisation.

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Fin du silence et retour sur le forum économique

25 mai 2009

Ouf! Déjà plus d’un mois que je n’ai rien écrit ici. Je vais essayer d’être plus régulier à l’avenir, mais comme le temps me manque, je serai aussi plus bref!

On me demande régulièrement des nouvelles du forum économique Affaires Vision 2025 qui a eu lieu le 6 mai dernier. Je souhaitais décrire plus en détails le programme de l’événement et en expliquer les principaux éléments, mais il est maintenant évident que je n’en ai ni le temps, ni l’énergie!

Je ferai donc ça court: ce fut un succès! Tout a fonctionné encore mieux que je pouvais l’espérer et les promoteurs de l’événement (les 3 chambres de commerce régionales) ont été emballés par la journée. Les commentaires des participants me laissent aussi croire que l’événement a, comme j’en avais fait le souhait en ouverture de l’événement, eu comme effet de générer de l’énergie plutôt que d’en consommer.

L’utilisation des microconférences le matin et du café de conversations pour le reste de la journée a permis d’accomplir un défi de taille: créer et prioriser un plan d’action en direct, avec un groupe de près de 200 personnes. Je pense que les gens présents on put voir en quoi un bon design d’événement et des techniques d’animation puissantes peuvent contribuer au succès d’un événement. Et surtout vivre une journée lors de laquelle on passe par les trois étapes essentielles d’une démarche de collaboration: la divergence, l’émergence et la convergence.

Quelques mots sur les deux principales techniques d’animation utilisées.

Microconférences

Chaque présentateur a carte blanche, au détail près qu’il est autorisé à montrer 20 diapositives qui se succèdent automatiquement toutes les 20 secondes, lui conférant en tout 6 minutes 40 secondes d’attention de l’auditoire avant que le prochain participant ne prenne sa place. Ce système de présentations concis permet une égalité d’attention, de garder le rythme et de tenir le public en haleine. Dans le cadre de cet événement, 12 visionnaires ont présenté un microconférence.

Cafés de conversations (World Café)

Le Café de conversations est une méthode d’animation qui permet de susciter des conversations vivantes et de stimuler le partage de connaissances et d’idées. Ce processus reproduit l’ambiance d’un café dans lequel les participants discutent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour d’une table. À intervalles réguliers, les participants changent de table. Un hôte reste à la table et résume la conversation précédente aux nouveaux arrivés. Les conversations en cours sont alors enrichies avec les idées issues des conversations précédentes avec les autres participants. Au terme du processus, les principales idées sont résumées au cours d’une assemblée plénière qui permet de rendre visible ce qu’ont en commun les participants.

Philippe Dancause a fait un bon compte-rendu de l’événement ici: Faire autrement… à la chambre de commerce.

Clément Laberge, un des visionnaires, a lui aussi écrit quelques mots à la suite du forum: Québec Affaires Vision 2025.

Le numéro d’été 2009 du magazine de la Chambre de commerce de Québec, Capital-Québec, consacre un bel article à l’événement. Une version PDF peut être téléchargée ici: Capital-Québec.

En terminant, voici quelques photos.

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Un World Café à 300!

29 janvier 2009

J’ai été assez silencieux ici ces dernières semaines. C’est que, plongé dans l’action comme je l’étais,  je n’avais pas beaucoup de temps pour la réflexion!

Près de 300 personnes étaient réunies hier à Québec pour discuter de réussite, de persévérance et des cheminements en science et en technologie. La planification et l’animation de la journée avaient été confiées à Grisvert. Je reviendrai plus tard sur les coulisses du design d’un tel événement. Nous y avons intégré des éléments de l’Art of Hosting, de la démarche chaordique et du World Café, en plus d’effectuer une abondante récolte esthétique. Philippe, moi, Mireille Soucy et Caroline Durand formions l’équipe d’animation. Plongés dans la régie et l’animation comme nous l’étions, nous n’avons pas vraiment pu «sentir» le degré réel d’appréciation des participants. Les commentaires qui nous ont été fait par notre client, La CRÉ et les 27 signataires de l’entente spécifique, étaient très élogieux… ce qui nous laisse croire que notre travail a porté fruit!

Je laisse décanter un peut tout ça et je consignerai mes observations et réflexions dans quelques jours. D’ici là, voici quelques photos prises hier. Pour voir le site de l’événement (ça aussi j’en reparlerai!), c’est ici.


Trouvez plus de photos comme celle-ci sur Journée de concertation du 28 janvier

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