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Complexité et projets en TI

Tiens donc j’ai un blogue, moi? On dirait que j’avais oublié! Après une grosse année de travail sur le terrain, le besoin de laisser des traces se fait de plus en plus fort… je m’y remets aujourd’hui!

Ce matin dans Le Devoir, une entrevue avec Henri Barki, professeur à HEC Montréal me donne le prétexte pour réactiver mon activité sur ce blogue! Dans Technologies de l’information : le secret de la réussite est dans la communication (article complet pour les abonnés seulement), Henri Barki pose la question suivante :

Dans les TI, il y a toujours de nouvelles applications qui sont implantées sous forme de projet. Comment faire pour que ces projets réussissent mieux?

Et il cite l’exemple du projet GIRES, qui a englouti 200M$ avant d’être abandonné par le gouvernement du Québec.

Si je cite cette entrevue aujourd’hui, c’est que de plus en plus, on peut décoder dans l’actualité des analyses qui montrent l’importance de bien comprendre le niveau de complexité des projets et des situations. Barki mentionne que :

Malgré tout ce qu’on a déjà appris, on n’est pas encore capable de bien réussir la gestion de tels projets. C’est un phénomène complexe. Ce n’est pas parce qu’on n’est pas compétent, mais parce qu’il y a plusieurs facteurs qui influencent comment les choses se déroulent. Les problèmes que les gens ont dans les entreprises avec les TI sont surtout des problèmes de communications, surtout de nature humaine plutôt que technique.

Voici qui résume une bonne partie de notre argumentaire quand, chez Grisvert, des gens nous demandent pourquoi les approches collaboratives sont, dans certaines situations, préférables aux approches d’experts.

Voici un extrait d’un rapport que j’ai rédigé en mai 2011 en conclusion d’un mandat effectué dans un organisme gouvernemental et qui avait pour but de travailler à créer un meilleur climat de collaboration dans un important projet de développement technologique.

Une complexité sociale élevée est l’une des caractéristiques les plus importantes des projets de développement technologique d’envergure, car ces projets sont réalisés avec de multiples intervenants (experts d’application, architectes, gestionnaires, consultants externes, équipes internes, techniciens, etc.), qui ont des intérêts, des opinions, des informations et une compréhension différents. Ceci complexifie la coordination, engendre des problèmes dans l’atteinte des objectifs, crée des conflits et de la méfiance au sein des équipes.

Une forte complexité émergente caractérise également la plupart des projets de développement technologique. Comme ces projets ont un caractère de prototype, ils nécessitent souvent des solutions novatrices et créatives (en laissant de côté les bonnes pratiques et les modèles du passé) pour faire face aux difficultés qui émergent à chacune des étapes du développement.

Enfin, certaines problématiques peuvent survenir à la suite de longues chaines de cause à effet, ce qui est une caractéristique de la complexité dynamique.

Malgré cela, la plupart des projets d’envergure sont gérés non pas comme des systèmes complexes, mais plutôt comme s’ils étaient des systèmes compliqués.

Ceci est une des causes de l’inefficacité et même de l’échec de plusieurs des grands projets récents de développement.

Dans le cadre de la présente démarche, nous avons cherché à travailler à diminuer la complexité sociale tout en identifiant plusieurs liens de cause à effet qui pourront avoir une influence sur le futur du projet.

Enfin, en projetant les équipes dans le futur, nous souhaitions les préparer à anticiper le travail qui se profile à l’horizon afin de renforcer leur capacité à s’adapter aux changements imprévisibles qui surviendront lors des prochaines étapes du projet.

Depuis que ce rapport a été écrit, nous avons exploré les travaux de Jeff Conklin sur les Wicked problems et nous continuons à approfondir notre compréhension des systèmes complexes.

Pour aller plus loin, lire le document de J. Conklin sur les Wicked problems disponible sur cette page. Il y aussi cette introduction à la complexité que j’avais préparée dans les débuts de Grisvert, en 2008. Et un autre que je trouve par le blogue de Philippe, aussi préparé en 2008, quand on avait le temps de passer des journées entières à produire du contenu : Identifier les contextes propices à la collaboration.

Voilà pour mon retour au blogue! Ça ne fait pas trop mal… je vais peut-être y reprendre goût!

Le futur du livre

Les dix années que j’ai passées à évoluer dans le monde de l’édition ont forgé une partie de ce que je suis aujourd’hui et je reste toujours intéressé par l’évolution du livre et des métiers de l’édition. C’est pourquoi j’ai pris un grand plaisir à visionner cette vidéo créée par l’équipe d’IDEO. Il n’y a rien d’impossible dans tout ça… un iPad et de bons développeurs peuvent rendre réel pas mal tout ce que l’on voit ici en quelques mois. C’est, comme souvent en édition, la disponibilité de contenus mobiles et facilement réutilisables qui sera le plus grand défi.

The Future of the Book. from IDEO on Vimeo.

Deux textes que j’ai publiés il y a plusieurs années alors que je faisais encore une veille active sur l’évolution du livre:

Présentation à la JIQ 2009

Sentier du Mont Hibou, Stoneham, en rando pour préparer ma conférence!

Aujourd’hui, dans le cadre de la Journée de l’informatique 2009, j’étais invité à participer à une table ronde le matin et à prononcer une conférence en après-midi. 1600 participants et une grosse organisation. Un design d’événement très traditionnel malgré certains artifices modernes. J’y étais à titre d’«expert».

Pour moi qui suis beaucoup plus à l’aise dans le rôle de facilitateur, c’était une drôle d’expérience. Dans les événements que je conçois et que j’anime, je cherche à activer l’intelligence des groupes. À mettre cette intelligence collective à profit pour répondre à des questions qui méritent que l’on s’y attarde. Et surtout, j’essaie de ne pas trop laisser de tribune aux experts pour plutôt permettre à tous les gens qui sont présents de s’exprimer, d’échanger et de voir ensemble le futur qu’ils souhaitent créer. Aujourd’hui, j’ai vu des experts — j’en étais un — prendre toute la place et des participants écouter sagement — ou vaguement.

Je pense que la plupart des gens présents ont apprécié leur journée. Mais j’en repars avec le sentiment que l’on aurait pu inviter les 1600 personnes présentes à aller beaucoup plus loin. Voici les questions qui me trottent dans la tête: Quelles sont les questions qui animent ces gens? Qu’est-ce que l’on pourrait faire naître lors d’un tel événement et qui aurait le potentiel de faire toute la différence dans leur domaine d’intérêt? Qu’est-ce que 1600 acteurs du milieu informatique de la région de Québec pourraient, ensemble, réaliser de plus grand en une journée?

Pour ce qui est de mon atelier de l’après-midi, j’espère que les quelque 400 personnes présentes ont apprécié. Personnellement, le moment que j’ai préféré est quand j’ai invité les participants à se tourner vers quelqu’un qu’ils ne connaissaient pas et de faire connaissance puis de partager une belle expérience de collaboration. C’était superbe de voir 400 personnes qui s’étaient retenues de parler pendant 5 heures se lancer immédiatement dans de belles conversations. J’ai senti une grande vague d’énergie! Et ils ne voulaient plus s’arrêter!

À la fin de ma conférence, une drôle d’idée m’est venue en tête: «veux-tu ben me dire qu’est-ce que tu as fait là? Obliger 400 personnes à t’écouter pendant 45 minutes… tu leur as volé leur temps… t’aurais été bien mieux de les laisser parler de ce qui les intéresse vraiment!» J’ai alors repris le micro pour expliquer que j’ai plus l’habitude, en tant que facilitateur, d’être «totalement présent et presque invisible» et que là, d’avoir été tant visible me faisait me sentir un peu mal. Je me suis ensuite excusé d’avoir parlé si longtemps (tout de même 15 minutes de moins que ce à quoi j’avais droit!) et j’ai émis le souhait qu’ils avaient au moins un peu apprécié. Héhé! Ça me fait un peu rire après coup, mais c’était sincère!

Voilà! Je ne sais pas si je vais encore accepter de faire des conférences «à la traditionnelle». J’ai tellement plus de plaisir à animer des groupes et à laisser leur plein potentiel s’exprimer. Je vais laisser décanter un peu celle-là et on verra.

Voici mes diapos, mais si vous n’y étiez pas, ça risque d’être assez peu explicite. Très peu de mots, surtout des photos. Quelques références suivent le diaporama. Merci aux gens de la JIQ de m’avoir invité et, surtout, merci aux gens qui ont participé à l’événement.

Références

Puisque ma présentation ne parle pas beaucoup d’elle-même, en voici deux autres que j’avais fait en fonction d’une plus large diffusion sur le web et qui sont en lien avec ce dont j’ai parlé:

Quelques livres qui constituent pour moi des références très utiles.

51vDa5-vIYL._SL500_PIsitb-sticker-arrow-big,TopRight,35,-73_OU15_SS75_Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making (Sam Kaner)

Le meilleur livre pour s’initier rapidement à de nouveaux trucs d’animation. La base de la facilitation s’y trouve. Pour commencer à faire les choses différemment en matière d’animation, c’est le premier pas.

416G7vRDg2L._SL500_PIsitb-sticker-arrow-big,TopRight,35,-73_OU15_SS75_Presence: Human Purpose and the Field of the Future (Peter M. Senge, C. Otto Scharmer, Joseph Jaworski, Betty Sue Flowers)

Dès les premières pages, je savais que je trouverais dans ce livre l’inspiration pour faire un bon bout de chemin. Trois ans plus tard, c’est encore la base théorique de mon travail (avec la «bible» qui en est issue, Theory-U).

51wJDhZQXdL._SL500_PIsitb-sticker-arrow-big,TopRight,35,-73_OU15_SS75_The World Cafe: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter (Juanita Brown, David Isaacs)

Le World Café (café de conversation) est une méthode facile d’approche et qui s’adapte à plein de contextes. Le livre est une belle source d’inspiration au sujet du dialogue, de l’émergence et de la collaboration. Le site de la communauté du World Café est aussi intéressant. La plupart des photos de ma présentation ont été prises dans des cafés de conversation que j’animais.

41nZtRMiw1L._SL500_PIsitb-sticker-arrow-big,TopRight,35,-73_OU15_SS75_Open Space Technology: A User’s Guide (Harrison Owen)

La méthode d’animation que je préfère. Celle où on met le plus de côté le contrôle et où on permet le plus à chacun de s’exprimer. Le Forum ouvert est une méthode extrême performante et qui, en plus, fait naître de la joie, de la beauté et de la paix. C’est génial! J’ai déjà hâte à ma prochaine journée en Forum ouvert, le 30 novembre, alors que j’accompagnerai les membres du RQIS. Quelques ressource en français sur le Forum Ouvert ici.

Je pourrais passer ma soirée à vous suggérer d’autres livres mais ceux-ci vous permettront de faire les premiers pas. Sur le web, il faut aussi lire Margareth Weathley, Otto Scharmer, Peter Block, mes collègues de la communauté de l’Art of Hosting (la base méthodologique de mon travail) et enfin, mes amis et mentors Isabelle Mahy (qui a aujourd’hui si bien parlé d’une superbe journée en forum ouvert que nous avons vécue il y a 2 semaines), Chris Corrigan et George Por.

Au sujet des «bonnes questions», mon outil le plus précieux est le petit livre The Art of Powerful Questions (Juanita Brown). Une version PDF est disponible sur cette page. On peut aussi avoir une version française ici, mais ça ne vole pas haut comme traduction.

Au sujet de la «haute densité» des informations échangées lors de rencontres physiques, lire Signaux honnêtes, l’importance de la rencontre pour soutenir l’innovation.

Plus d’infos sur les licences de droit d’auteur Creative Commons ici.

Beaucoup d’autres choses à découvrir aussi sur mon blogue (vous y êtes déjà!), celui de mon associé Philippe Dancause et aussi en suivant les liens «Lectures numériques» et «Lectures papier» dans la colonne de droite de mon blogue.

En terminant, si vous allez sur le site de Grisvert, sachez qu’une nouvelle version (Grisvert 3.0) sera mise en ligne dans quelques jours. La plupart de ce qui y est écrit présentement a été rédigé il y a 1 an. C’est encore vrai, mais on a depuis beaucoup clarifié et précisé notre discours et notre offre de services. Retournez donc le voir dans une ou deux semaines pour avoir une meilleure idée.

N’hésitez pas à commenter si vous avez des questions. Et pour les gens qui veulent devenir mes amis sur Facebook, pas de chance… je n’y accepte que les gens que je connais bien et avec qui je peux partager mes états d’âme et mes photos familiales avec un certain degré de sécurité. Ce n’est pas que je ne vous aime pas, mais juste que je me garde une petite gêne!

Quelques observations sur les communautés de pratique

Hier, j’ai rencontré deux personnes qui travaillent pour une grande organisation. Un de leurs collègues leur avait dit qu’il serait intéressant pour eux, et pour moi, que nous allions discuter un peu. Ce fut effectivement très intéressant!

Ce qui a semblé éveiller le plus leur intérêt fut lorsque l’on a discuté des communautés de pratique. Je leur ai promis de rassembler ici quelques éléments de réflexion qui nous permettront de poursuivre la discussion. Tout le monde est évidemment invité à venir ajouter son grain de sel et enrichir la discussion.

Ça fait plusieurs années que je participe à des projets de démarrage et de croissance de communautés de pratique. La plupart du temps, je n’ai pas été très satisfait du résultat. Mon sentiment était que l’activité de la communauté manquait de vie, n’était pas assez organique. Je manquais toutefois d’outils pour identifier la cause de ce manque de vie.

En parcourant le chemin qui a mené à la création de Grisvert, j’ai pu découvrir et vivre des méthodologies de collaboration et côtoyer des gens qui m’ont permis de mieux comprendre quels sont les éléments qui font en sorte que la vie puisse circuler dans les conversations qui animent un groupe. Au cours des dernières semaines, j’ai eu plusieurs occasions de discuter de communautés de pratique et de comment il serait possible d’imaginer de nouvelles façons d’y insuffler de la vie. Je livre ici mes observations et quelques idées. Tout ça est en construction et ce n’est que dans l’expérimentation que nous pourrons y voir plus clair.

Ancrer dans le réel et utiliser la technologie pour capturer, archiver et amplifier

Le printemps dernier, dans un atelier que j’animais et qui parlait des outils de collaboration sur le web, j’avais suggéré que pour qu’une démarche de travail collaboratif fonctionne, il était important que les interactions entre les gens ne soient pas que virtuelles. Oui, c’est possible de collaborer sans s’être rencontrés en personne, mais je suggérais à l’époque que la rencontre des gens permet d’apporter une autre dimension à la collaboration et qu’une fois que le désir de collaboration s’incarne au sein du groupe, il est possible d’utiliser le plein potentiel des outils technologiques.

Le design de processus pour amorcer la collaboration et obtenir des résultats

Les derniers mois m’ont permis de perfectionner et d’expérimenter l’art du design de processus. C’est, pour moi, une révélation! Je n’ai jamais aimé les règles et les modèles linéaires qui ont surtout pour objectif de contrôler et d’orienter les résultats. Pour moi, ce sont des freins à la créativité et à l’innovation. Ma nature «sauvage» ne s’y prête pas bien!

J’ai toutefois découvert, dans des processus tels que les Cinq respirations, le Diamant de la participation ou encore le Processus en U, des alliés essentiels pour me permettre d’accompagner des groupes dans des démarches d’innovation et de résolution de problématiques complexes.

Un des éléments qui m’agace souvent dans des communautés de pratique dont l’activité se déroule principalement sur un support technologique est l’incapacité du groupe à faire converger les discussions vers l’action. Oui, on réussit à échanger des informations et à enrichir les pratiques, mais on en reste là. L’activité ne se cristallise pas pour donner quelque chose. Il n’y a pas assez de convergence.

Le schéma suivant présente les grandes étapes d’un processus de collaboration: la question de départ, la phase de divergence (nourrir et révéler l’intelligence collective), l’émergence d’une vision commune et la convergence de l’activité du groupe vers une réponse, un projet.

Et si on utilisait un tel processus dans le design d’une communauté de pratique? Qu’est-ce qui arriverait si on créait des espaces éphémères (actifs pour une période déterminée) et que l’on invitait la communauté à venir y répondre à une question? Le fait que l’espace soit éphémère permet de stimuler le passage d’une étape à l’autre pour arriver à converger vers la réponse et le projet. Évidemment, il faut fournir une animation pour soutenir le passage d’une étape à l’autre du processus. Une fois la période prévue pour l’existence de l’espace de collaboration terminée, on le ferme et on archive l’activité. Et s’il n’y a pas eu de convergence vers un projet ou de réponse à la question, tant pis!

Le dernier paragraphe peut paraître très hermétique pour quelqu’un qui n’a pas animé de communauté de pratique, mais les «initiés» à qui j’en ai parlé au cours des dernières semaines ont trouvé l’idée très intéressante. Nous allons l’expérimenter, c’est certain!

Rassembler les conditions qui favoriseront l’émergence de la communauté

La semaine dernière, Chris Corrigan a proposé un schéma qui permet d’identifier les zones d’activité d’une communauté. Je l’ai traduit en français:


Ma première observation: de nombreuses communautés de pratique fonctionnent dans la zone d’intersection entre le travail et le co-apprentissage, la Performance froide. Comme dans bien des cas, on oublie d’accorder de l’importance à la création et au développement des liens qui unissent les membres du groupe. Or, c’est une condition essentielle pour que l’activité d’une communauté soit vivante.

Il faudrait donc que l’activité de la communauté permette d’avoir des effets positifs sur le travail, le co-apprentissage et les liens qui unissent les membres. Je pense que le design et l’animation ont beaucoup à faire pour aider les communautés de pratique (et bien d’autres groupes) à évoluer au centre des trois sphères, dans la zone du Wow!

Voilà où j’en suis. La réflexion est incomplète, je le sais bien. Il y a bien d’autres éléments que j’aimerais aborder, mais je ne peux pas passer la journée à rédiger ce billet! Je sors de la zone d’émergence pour entrer en convergence. Il faut maintenant trouver des contextes et des complices pour expérimenter et apprendre.

En terminant, quelques liens pour aller plus loin.

Permettre et stimuler la collaboration dans les organisations. J’y commentais un article publié par Anectote,Building a collaborative workplace.

Les conversations qui permettent d’innover. Une réflexion de Philippe Dancause qu’a complétée Georges Por dans The CI deficit of the dominant way of organising work.

Et un autre texte de Philippe, Poser les bonnes questions.

Bonne fin de semaine!

 

Conservation et conversation

Je sors de ma léthargie estivale du blogueur pour citer un article paru ce matin dans Le Devoir sous la plume de Louis-Gilles Francoeur (Des parcs habités — Des Cévennes et des hommes):

Jean de Kermabon, le responsable des services fauniques, explique «qu’ici, on est obligé de discuter avec les gens parce que la direction du parc vit dans le milieu: en fin de semaine, on achète son pain à côté des gens avec qui on a négocié durant la semaine. Cette difficulté est au fond un atout du parc parce qu’elle nous oblige, comme gestionnaires, au réalisme. Je découvre l’intérêt de ne pas avoir raison tout seul. Ça nous oblige à imaginer des solutions compatibles avec la conservation et les besoins des humains. Nos contrats avec les agriculteurs, qui sont bourrés d’innovations, sont en train de créer un modèle européen. Mais il y a toujours, ici comme chez vous, des gens qui voudraient qu’on mette l’environnement sous cloche.»

Il y a tellement de choses dans cette petite citation! Il y aurait tellement à écrire! On y voit toute l’importance de créer des liens entre les différentes personnes qui sont liées à une problématique. Et ces liens, quand ils sont tant professionnels que personnels, ils sont encore plus intéressants.

En terminant ce petit interlude estival, je note deux textes qui, à mon avis, montrent que l’on s’engage dans l’ère post société de l’information et post développement durable pour entrer dans celle de la société durable. J’en reparlerai en août, quand je m’y remettrai à plein temps et que Grisvert naîtra enfin (et ça, ça va être excitant en mautadine, n’est-ce pas, Philippe?).

D’abord, cette conversation entre Alex Steffen, rédacteur en chef de WorldChanging et Cory Doctorow, un observateur éclairé de l’évolution de la société de l’information: The Outquisition. Un petit extrait:

What would it be like, we wondered, if folks who knew tools and innovation left the comfy bright green cities and traveled to the dead mall suburban slums, rustbelt browntowns and climate-smacked farm communities and started helping the locals get the tools they needed. We imagined that it would need an almost missionary fervor, something like the Inquisition (which largely destroyed knowledge) in reverse, a crusade of open sharing, or as Cory promptly dubbed it, the Outquisition.

Et enfin, le nouveau livre de Peter Senge, The Necessary Revolution, qui propose un modèle de collaboration pour créer un monde durable. Extrait de la quatrième de couverture:

Imagine a world in which the excess energy from one business would be used to heat another. Where buildings need less and less energy around the world, and where “regenerative” commercial buildings – ones that create more energy than they use – are being designed. A world in which environmentally sound products and processes would be more cost-effective than wasteful ones. A world in which corporations such as Costco, Nike, BP, and countless others are forming partnerships with environmental and social justice organizations to ensure better stewardship of the earth and better livelihoods in the developing world. Now, stop imagining – that world is already emerging.

Vite, dehors!