La nature d’une nouvelle entreprise

J’animais hier ma seconde rencontre à titre de président du comité développement durable de la Chambre de commerce de Québec. C’est pour moi une belle occasion de me servir à moi même la médecine que je prescris à mes clients! Je partage ici la technique toute simple que j’ai mise à profit pour créer de manière collaborative le plan d’action du comité pour la prochaine année. Comme les rencontres sont assez courtes (7h30 — 9h), j’ai eu à trouver un moyen d’amener le comité (une vingtaine de personnes) à atteindre rapidement un bon niveau de performance.

Voici la structure que je donne à chacune des rencontres du comité (entre 15 et 25 personnes présentes à chacune des réunions). Malgré le fait que nous ayons peu de temps et que nous soyons dans une salle de réunion traditionnelle (table ovale au centre, peu d’espace de dégagement autour), nous réussissons à obtenir des résultats très intéressants.

7h30 — 7h45: Tour de table. Il y a régulièrement de nouveaux membres (le comité est très populaire!). Chaque personne se présente brièvement et les nouveaux doivent répondre à la question «pourquoi souhaitez-vous faire partie du comité?» Quand il n’y a pas de nouveau membre autour de la table, la question de «check-in» peut être «dans quel état vous présentez-vous ici ce matin?» ou toute autre question qui amène les gens à partager quelques chose qui a plus de sens que leur nom et celui de l’entreprise qu’ils représentent. Je veux des individus entiers et non pas des représentants d’entreprises!

7h45 — 8 h: Partage des nouvelles et des activités du comité depuis la dernière rencontre. Nous ne passons pas de temps sur le compte-rendu de la dernière rencontre. C’est la responsabilité de chacun d’en prendre connaissance et de suggérer les corrections avant la rencontre.

8h — 8 h15h: Espace pour une présentation. Certains des membres du comité peuvent ici proposer une présentation ou une activité de partage d’information ou d’apprentissage. C’est bref, concentré et ça doit être pertinent! S’il n’y a pas de présentation, l’activité de collaboration (point suivant) dure 15 minutes de plus!

8h15 — 8h45: Activité de collaboration en lien avec le plan d’action. Ici, je propose à chaque rencontre une activité différente. L’objectif est de faire travailler les gens en équipe et de faire progresser rapidement le comité. Les activités des deux rencontres qui ont eu lieu sous ma présidence sont décrites plus loin.

8h45 — 9h: Convergence, engagements, prochaines étapes, annonces. En lien avec l’activité de collaboration, nous terminons par un tour de table lors duquel les gens présents ont à prendre position ou encore à s’engager à l’égard de décisions ou d’actions qui animeront le comité jusqu’à la prochaine rencontre.

Activité de collaboration 1 (15 octobre, 45 minutes), réfléchir au rôle du comité et proposer des actions

Le comité existait déjà depuis plus d’un an, mais nous n’avions jamais réellement discuté sérieusement de l’utilité de ce comité et du rôle qu’il pourrait jouer dans la région. J’ai d’abord demandé aux gens d’aller vers une personne qu’ils connaissaient peu pour former une paire. Chaque équipe avait ensuite 15 minutes pour échanger sur la question suivante: «Quel rôle unique et nécessaire notre comité peut-il jouer pour la région?». Chaque équipe devait résumer l’essentiel de sa conversation sur des post-its (évidemment!) et les coller au mur. Ensuite, nous nous sommes tous réunis autour du nuage de post-its et chaque paire a présenté ses idées. Mon rôle était de créer des groupes de post-its dont les idées étaient reliées et de mettre en évidence les éléments qui étaient partagés par plusieurs équipes. Une discussion ouverte a suivi et rapidement les grandes lignes du rôle du comité ont été claires pour tous. C’était superbe de voir plusieurs des plus importants joueurs en développement durable de la région debout dans la salle du conseil de la Chambre de commerce, animés et souriants, en train de connecter leurs visions et de voir émerger avec une belle clarté le rôle de notre comité. Nous avons donc, en 30 minutes, fait émerger avec clarté l’utilité de notre démarche. Il restait un petit travail de classement et d’analyse à faire, mais c’était déjà très clair. Et tous les membres y avaient participé. Enfin, des liens nouveaux ont été créés entre les membres. Le ton des rencontres sous ma présidence était donc donné!

Une fois tout le monde de retour autour de la table, j’ai demandé aux gens de prendre un moment de réflexion pour répondre à la question suivante: «Quels initiatives, projets et idées pouvons-nous mettre de l’avant afin que notre comité joue pleinement son rôle?». Mon intention était ici de monter une «liste d’épicerie» d’idées et de projets. Nous avons ensuite fait un tour de table lors duquel chacun a partagé ses idées, la plupart en lien direct avec le rôle que nous avions commencé à voir émerger lors de la première partie de l’activité.

À la suite de l’activité, j’ai rassemblé les idées dans deux schémas que j’ai fait parvenir à tous les membres du comité. J’y pense: les questions des activités de collaboration sont toujours incluses dans l’ordre du jour qui est envoyé aux participants quelques jours avant la rencontre. Ils savent donc à quoi s’attendre. Ce point est important puisqu’il est beaucoup plus facile de faire collaborer des gens quand ils ont une petite idée de ce qu’on leur demandera de faire.

Activité de collaboration 2 (3 décembre, 40 minutes), s’engager dans l’action

J’ai d’abord fait un retour sur les deux schémas issus de l’activité précédente en mettant en évidence les points de convergence et le rôle que je voyais pour le comité. Comme le rôle que je proposais avait émergé de l’activité du groupe, personne n’a senti le besoin d’en discuter ou de lancer un débat. C’était clair et partagé. Là où je voyais moins de clarté, c’était dans la «liste d’épicerie» de projets et d’actions. Bien des choses avaient été proposées lors de la dernière rencontre, mais je me doutais que peu de gens étaient prêts à s’investir dans les initiatives qu’ils avaient proposées. J’avais donc imaginé une petite activité dans l’esprit du forum ouvert. J’avais placé des grands post-its (oui, oui!) au centre de la table et j’ai posé la question suivante «Quels sont les projets auxquels vous souhaitez contribuer à donner vie?». Les consignes étaient simples: si vous jugez qu’un projet mérite que vous y investissiez temps et énergie, inscrivez-le sur un carton, inscrivez-y votre nom et lisez-le à haute voix. Quand toutes les propositions auront été entendues, rassemblez-vous autour des projets qui vous inspirent et vous avez 30 minutes pour en discuter. Les personnes qui auront proposé un projet ont la responsabilité de faire en sorte que l’on réponde aux questions suivantes: «Résumer ce qui a été dit», «Quelles sont les prochaines étapes pour poursuivre la discussion ou pour passer à lʼaction?», «Quel rôle pourrait ou devrait jouer le Comité développement durable?», «Quelle est LA prochaine chose à faire pour aller de lʼavant? Qui est prêt à en prendre la responsabilité?».

J’ai ensuite décrit les quatre principes et la loi du forum ouvert:

1. Les personnes présentes sont les bonnes (si personne ne se présente pour discuter de votre projet, c’est soit qu’il ne suscite pas d’intérêt, soit que ce n’est pas le bon moment. À vous de profiter des 30 minutes pour travailler seul à votre projet ou d’aller vers une autre discussion) — 2. Peu importe ce qui arrive, c’est la seule chose qui pouvait arriver (nous devrons accepter l’issue des discussions comme étant ce que nous pouvions faire de mieux aujourd’hui) — 3. Ça commence toujours au bon moment (si vous passez 20 minutes à discuter de vos vies et 10 minutes pour travailler sur le projet, c’est OK. La créativité ne se commande pas!) — 4. Quand c’est fini, c’est fini! (si après 5 minutes tout a été dit, ne perdez pas votre temps et allez vous joindre à d’autres équipes ou démarrez une nouvelle discussion)

La loi des deux pieds rend chacun responsable de sa présence dans un groupe : « si une personne n’apprend ni ne crée rien avec un groupe, elle est libre d’aller dans un autre. »

Cinq projets ont été proposés et deux ont rapidement fusionné. Il y a donc eu quatre discussions portant sur des projets que le comité pourrait mettre de l’avant. Nous avons ensuite pris quinze minutes pour que chacun des projets soit présenté au reste du groupe. Comme bien souvent en forum ouvert, il y avait des doutes au début chez les participants (et surtout à la coordination de la Chambre de commerce), mais en fin de compte, tous ont été étonnés de la pertinence et de la clarté des projets. En plus, pour chacun des projets, quelqu’un s’est proposé pour faire le prochain pas. Les quatre projets sont déjà en route! Ce qu’il me reste à faire, comme président, c’est de faire en sorte que tout soit en place pour que ces projets avancent rondement et qu’ils restent en lien avec l’utilité du comité. Je ne me suis donc pas ramassé avec tout le travail sur les épaules, mais avec des gens mobilisés et engagés.

Voilà! Je tenais à partager ces quelques petits trucs d’animation. Ça peut être utile dans bien des réunions et comités. C’est le genre de design que je propose souvent pour des petits groupes de moins de 25 personnes. Et à chaque fois, nous obtenons de bons résultats… et parfois des résultats très surprenants! Avec ce nombre de personnes, j’essaie de ne jamais permettre aux gens de construire leurs idées devant tout le monde. Au lieu de cela, je propose des conversations à deux, trois ou quatre avec une convergence sur post-it et ensuite une discussion ouverte. De cette manière, tout le monde peut construire sa pensée en dialoguant sans pour autant monopoliser l’attention du groupe. Je trouve tellement contre-productives les habituelles conversations à bâtons rompus autour d’une table de réunion. Surtout que la plupart du temps, on n’a même pas pris le temps de se poser une question!

En terminant, voici ma récolte de la semaine:

• J’animais lundi dernier un forum ouvert pour le Réseau québécois en innovation sociale. En plénière, un participant a parlé de l’importance de mettre à profit des nouvelles méthodes de décision en groupe comme, par exemple, la démocratie post-it! Tout en parlant, il pointait une belle mosaïque de post-it que nous avions construite le matin. J’ai bien aimé!
• Une cliente amie m’avait parlé de son expérience de lecture de The Road, de Cormac McCarthy. J’ai commencé la lecture de ce livre il y a 2 jours et je la terminerai cette nuit. C’est un des livres les plus durs qu’il m’ait été donné de lire (et j’en ai lu, des livres!). Un père et son jeune fils qui errent dans une Amérique déserte et sans nature. Une vision apocalyptique d’un futur qui n’est pas totalement improbable. J’en ai des frissons dans le dos à chaque page.
• Petite vidéo intéressante pour la belle initiative Charter for Compassion. Certains des commentaires sur la page Youtube sont toutefois à pleurer.
• Bravo à CFD, Clément, Daniel et tous les amis de iXmédia pour les deux prix Boomerang remportés cette semaine.
• Beauty and the bike. Une raison de plus d’avoir hâte à nos vacances familiales au Danemark l’été prochain.
• Superbe nuée d’étourneaux au dessus du Danemark dénichée par Isabelle.